Na een langdurig ziekbed is op 1 mei onze helpdesk collega Peter Plancius overleden. Peter is 63 jaar geworden. Peter putte altijd een enorm grote voldoening uit het blij maken van Tangram klanten. In de loop van de jaren kregen wij dan ook vaak positieve reacties. Die stelde hij altijd zeer op prijs. Helaas is het Peter niet gegeven geweest om op deze wijze zijn pensioen te halen en heeft hij de ongelijke strijd tegen zijn ziekte verloren. Wij betreuren het verlies van een fijne collega en wensen Peter’s nabestaanden veel sterkte bij de verwerking van zijn vroegtijdig afscheid.

HR-professionals van grote organisaties hebben vaak een hele kluif aan het uitzetten en vervullen van vacatures. Zeker in deze tijd, dat de banen niet voor het oprapen liggen, zijn 100 reacties op een vacature eerder regel dan uitzondering. Aan externe sollicitaties dus geen gebrek. Echter, intern is ook het nodige potentieel aanwezig. HR-professionals zien door de bomen het bos niet meer en hebben moeite om een ideale match te realiseren. Hierdoor kost het de organisatie veel tijd en geld om een vacature te vervullen. Laat staan als je jaarlijks minstens 100 vacatures moet vervullen. Het integreren van het in-, door- en uitstroomproces is dan geen overbodige luxe meer, maar noodzaak.

Nu kijken veel HR-professionals alleen naar de externe arbeidsmarkt als een vacature vervuld moet worden. Want ergens daarbuiten loopt de ideale kandidaat rond. Door gebrek aan inzicht in de interne arbeidsmarkt weten velen niet dat de ideale kandidaat zich misschien al in de organisatie bevindt. Kijk daarom eerst eens naar het huidige personeelsbestand. Zitten alle werknemers nog in de juiste functie? Hebben ze een bepaalde opleiding of diplomering? Zijn ze misschien deels arbeidsongeschikt of komen ze na langdurige ziekte weer terug? Zijn ze verhuisd en kunnen ze op een andere locatie werken? Daarnaast hebben veel organisaties juist nu ook te maken met boventallige medewerkers. Hoe kunnen zij het beste begeleid worden naar een ander werk? Door ook de interne arbeidsmarkt goed op je netvlies te hebben en niet alleen naar de externe arbeidsmarkt te kijken, kun je als HR-professional beter al het huidige arbeidspotentieel benutten. In de praktijk zie je dat met deze benadering de doorstroom binnen de organisatie wordt bevorderd. Je zult versteld staan wat de interne arbeidsmarkt je allemaal te bieden heeft. Hierdoor bespaar je kosten op bijvoorbeeld het inwerktraject, werving en gouden handdrukken.

In organisaties met 500 medewerkers of meer is handwerk echter ondoenlijk. Software kan hierbij een helpende hand bieden. Door software te gebruiken kan geautomatiseerd rekening gehouden worden met aspecten als opleiding, diplomering en voorrangsposities van medewerkers en potentiele medewerkers. Daarnaast is het ook mogelijk om trajecten toe te voegen aan een medewerker, waardoor een correcte en complete dossieropbouw gewaarborgd wordt. Door ook de boventallige medewerkers op te nemen in het systeem kunnen zij misschien wel weer instromen op een andere functie binnen de organisatie. Naast dat software rekening houdt met de huidige medewerkers kunnen ook externe sollicitaties binnen komen in hetzelfde systeem. Hierdoor kan de sollicitatieprocedure per kandidaat snel en effectief afgehandeld worden. Met één druk op de knop kan een kandidaat worden uitgenodigd of worden afgewezen.

Alleen met goed overzicht van interne en externe kandidaten en vacatures kun je snel en adequaat reageren om vraag en aanbod bij elkaar te brengen. Door in-, door- en uitstroom als geïntegreerd proces in te richten, kun je het maximale uit je HR-beleid halen. Dat wil toch iedere HR-professional?

Altior, gevestigd te Waregem in België, groeide sinds de start in 2006 uit tot één van de grootste en meest succesvolle searchkantoren in België. Altior richt zich op middenkaderfuncties tot en met algemeen directeuren en doet dat met een team van 15 professionals. Maurice Meesters sprak met Bea Caenepeel, oprichter en bezieler van Altior over de achtergronden van dit succes.

"Ook tijdens de crisis gaat de War for Talent voor goede kandidaten gewoon door. Onze opdrachtgevers verwachten van ons topkandidaten en die willen ze snel spreken. Om dit te kunnen bereiken, werken wij zeer efficiënt en gefocused. Dit kan alleen met dedicated opdrachten. No cure no pay doen we niet", aldus Bea Caenepeel. "De Altior mensen zijn allen hoog gekwalificeerd; de meesten van universitair niveau. Kandidaten worden door senior consultants geïnterviewd waardoor de voorgestelde kandidaten eigenlijk altijd al goed passen bij de wensen van de klant."

"Hoe heeft de RIS software hierbij geholpen?", wil Maurice Meesters natuurlijk graag weten. Bea geeft aan: "Al vrij snel na de start zijn we in 2007 begonnen met RIS Compact. Daarvoor hadden we een tijdje een zelfontwikkeld systeem. Het verder ontwikkelen hiervan zou uiteraard veel te kostbaar zijn geworden. Een gespecialiseerd systeem als RIS bevat standaard al vele nuttige faciliteiten en sluit ook aan op andere software, zoals Textkernel voor de verwerking van CV's. In 2010 besloten we te upgraden naar een op maat gemaakte RIS SQL Edition met daarin speciale searchfunctionaliteit en volledig toegesneden op onze werkprocessen. Dat was toen ook wel nodig want ons snelgroeiende bestand vereiste een krachtigere SQL database. Inmiddels kennen we 65.000 kandidaten en werkt iedereen bij Altior zeer gedisciplineerd met RIS. RIS draagt enorm bij aan onze snelheid en efficiëntie en is daardoor een belangrijke pijler onder ons succes. Verder zijn wij tevreden over de prijs-kwaliteitverhouding van RIS. Uiteraard zijn wij best veeleisend en aarzelen niet om Tangram uit te dagen verbeteringen door te voeren."

"Tangram is blij met relaties als Altior. Altior toont aan, dat het zelfs in tijden van tegenwind mogelijk is om toch succesvol te zijn", aldus Maurice. "Altior gebruikt RIS tot in alle finesses en houdt Tangram scherp. Hier wordt RIS ook steeds beter van."

Bij veel grote Tangram relaties zien we dat het aantal externe vacatures tijdens de crisis flink is afgenomen. Één van de meest effectieve manieren van kostenbesparing is immers om te stoppen met het aannemen van nieuwe mensen van buiten. Hiermee ontstaat er een toegenomen aandacht voor interne doorstroming. Dit kan een positief effect hebben, wanneer medewerkers ruimte krijgen voor loopbaanontwikkeling. Aan de andere kant kan het ertoe leiden dat medewerkers gedwongen intern of extern herplaatst moeten worden.

Tangram introduceerde eerder al het fenomeen Talent Pools in de ROOS software, ter ondersteuning van het registreren, volgen en benaderen van extern talent. Deze zelfde Talent Pools worden nu ook intern ingezet. Medewerkergegevens worden ingeladen vanuit het personeelsinformatiesysteem en verder verrijkt met CV's en informatie over ambities, kenmerken en inzetbaarheid. Veel van deze informatie komt direct van de medewerkers via belangstellingsregistratie. Voor vacatures wordt vervolgens direct gematched op de interne Talent Pools.

Bij medewerkers, die extra begeleiding krijgen worden trajecten gestart. Een HR adviseur begeleidt op gestructureerde wijze een aantal kandidaten. De nieuwe ROOS Mobiliteit module ondersteunt dit. Doelstellingen worden vastgelegd, activiteiten ingepland en opgevolgd, en kandidaten worden getipt op vacatures, intern en extern. Automatisch leiden alle acties tot dossieropbouw. ROOS wordt hiermee een compleet in-, door- en uitstroomsysteem, dat organisaties helpt om een maximaal rendement te halen uit het kostbare menselijk kapitaal. Voorbeelden hiervan zijn onder meer te vinden bij 's Heeren Loo, Gemeente Haarlem en Gemeente Eindhoven. Binnenkort start nog een aantal Tangram relaties met een complete oplossing voor in-, door- en uitstroom van personeel.

Al sinds 2009 maakt de markt voor arbeidsmarktbemiddeling zoals werving & selectie-, interim- en detacheringsbureaus pittige tijden door. Het aantal vacatures daalde en tegelijkertijd steeg de professionaliteit van recruitmentafdelingen van grote organisaties waardoor minder vaak een beroep op bureaus werd gedaan. Flink wat bureaus legden het loodje of besloten zich op andere activiteiten te richten. Juist de professionele bureaus, die aantoonbaar toegevoegde waarde leveren, overleven en zijn bovendien (weer) winstgevend. Het gebruik van goede software speelt hierbij een belangrijke rol. Dit is mogelijk een verklaring voor het feit, dat het percentage bedrijfsbeëindigingen bij RIS gebruikers lager ligt dan het landelijk gemiddelde.

Tangram heeft in deze periode extra in RIS geïnvesteerd, met name in de nieuwe RIS SQL Edition. Speerpunten hierbij waren:

• verhoging van de productiviteit door workflowondersteuning;
• uitbreiding van de mogelijkheden om goede kandidaten te vinden;
• kunnen matchen in het eigen bestand én via Google en Social Media (vooral LinkedIn).

Meer dan de helft van de RIS klanten is inmiddels overgestapt naar deze nieuwe SQL Edition. Door middel van attractieve upgrade-acties streeft Tangram ernaar om alle RIS klanten voor het einde van 2013 te voorzien van de nieuwste instrumenten om effectiever te kunnen concurreren. Ook wint Tangram nieuwe klanten met deze RIS SQL Edition, waaronder een groeiend aantal starters, die de tijd rijp achten om op professionele wijze aan de slag te gaan en een stukje van de markt te veroveren. Is de kentering naar betere tijden hiermee ingeluid?

's Heeren Loo, ondersteuner voor mensen met een verstandelijke beperking, kiest voor de HR-software van Tangram. De oplossing ondersteunt op integrale wijze het proces van in-, door- en uitstroom van (potentiële) medewerkers. 's Heeren Loo maakt de keuze voor Tangram om de externe en interne arbeidsmarkt optimaal te matchen vanuit één systeem, en maakt hiermee een efficiëntie- en professionaliseringsslag.

De totaaloplossing van Tangram biedt 's Heeren Loo overzicht van en inzicht in zowel bestaande en toekomstige vacatures als alle interne- en externe kandidaten. 's Heeren Loo biedt in bijna heel Nederland zorg aan en heeft ruim 800 locaties en 14.000 werknemers. De HR-afdeling vervult jaarlijks 1.400 vacatures en verwerkt 18.000 sollicitaties. Door het in-, door- en uitstroomproces te integreren is 's Heeren Loo in staat om de kandidaten beter te bedienen en een ideale match te realiseren. Geautomatiseerd wordt rekening gehouden met aspecten als opleiding, diplomering en voorrangsposities, waardoor doorstroom in de organisatie wordt bevorderd.

Het gebruiksvriendelijke karakter van de software zorgt voor een snelle en effectieve afhandeling van de sollicitaties. In de oplossing kunnen bovendien trajecten worden toegevoegd aan medewerkers, waarmee HR-professionals kandidaten actief kunnen begeleiden naar ander werk binnen of buiten de organisatie. Een correcte en complete dossieropbouw is hiermee gewaarborgd.

"De software helpt ons het in-, door- en uitstroomproces goed te stroomlijnen", aldus Elwy Duijvestijn, teammanager personeelsondersteuning bij 's Heeren Loo. "Sinds 2004 werkten we al met de recruitment software van Tangram. Door de uitbreiding kunnen we nu onze huidige en toekomstige personeelsplanning goed overzien. Bovendien zorgt het ervoor dat we de kansen van de interne arbeidsmarkt niet over het hoofd zien. De keuze sluit dan ook goed aan bij ons thema van 2013: Vitaal aan het werk."

Maurice Meesters, algemeen directeur van Tangram: "Als werkgever en als HRM'er wil je een optimaal rendement realiseren uit je volledige personeelsbestand. Alleen met goed overzicht van interne en externe kandidaten en vacatures, en een goede samenwerking tussen recruiters en mobiliteitsadviseurs, kun je snel en adequaat reageren om vraag en aanbod bij elkaar te brengen. Door in-, door- en uitstroom als geïntegreerd proces in te richten, kun je het maximale uit je HR-beleid halen."