Na een langdurig ziekbed is op 1 mei onze helpdesk collega Peter Plancius overleden. Peter is 63 jaar geworden. Peter putte altijd een enorm grote voldoening uit het blij maken van Tangram klanten. In de loop van de jaren kregen wij dan ook vaak positieve reacties. Die stelde hij altijd zeer op prijs. Helaas is het Peter niet gegeven geweest om op deze wijze zijn pensioen te halen en heeft hij de ongelijke strijd tegen zijn ziekte verloren. Wij betreuren het verlies van een fijne collega en wensen Peter’s nabestaanden veel sterkte bij de verwerking van zijn vroegtijdig afscheid.

HR-professionals van grote organisaties hebben vaak een hele kluif aan het uitzetten en vervullen van vacatures. Zeker in deze tijd, dat de banen niet voor het oprapen liggen, zijn 100 reacties op een vacature eerder regel dan uitzondering. Aan externe sollicitaties dus geen gebrek. Echter, intern is ook het nodige potentieel aanwezig. HR-professionals zien door de bomen het bos niet meer en hebben moeite om een ideale match te realiseren. Hierdoor kost het de organisatie veel tijd en geld om een vacature te vervullen. Laat staan als je jaarlijks minstens 100 vacatures moet vervullen. Het integreren van het in-, door- en uitstroomproces is dan geen overbodige luxe meer, maar noodzaak.

Nu kijken veel HR-professionals alleen naar de externe arbeidsmarkt als een vacature vervuld moet worden. Want ergens daarbuiten loopt de ideale kandidaat rond. Door gebrek aan inzicht in de interne arbeidsmarkt weten velen niet dat de ideale kandidaat zich misschien al in de organisatie bevindt. Kijk daarom eerst eens naar het huidige personeelsbestand. Zitten alle werknemers nog in de juiste functie? Hebben ze een bepaalde opleiding of diplomering? Zijn ze misschien deels arbeidsongeschikt of komen ze na langdurige ziekte weer terug? Zijn ze verhuisd en kunnen ze op een andere locatie werken? Daarnaast hebben veel organisaties juist nu ook te maken met boventallige medewerkers. Hoe kunnen zij het beste begeleid worden naar een ander werk? Door ook de interne arbeidsmarkt goed op je netvlies te hebben en niet alleen naar de externe arbeidsmarkt te kijken, kun je als HR-professional beter al het huidige arbeidspotentieel benutten. In de praktijk zie je dat met deze benadering de doorstroom binnen de organisatie wordt bevorderd. Je zult versteld staan wat de interne arbeidsmarkt je allemaal te bieden heeft. Hierdoor bespaar je kosten op bijvoorbeeld het inwerktraject, werving en gouden handdrukken.

In organisaties met 500 medewerkers of meer is handwerk echter ondoenlijk. Software kan hierbij een helpende hand bieden. Door software te gebruiken kan geautomatiseerd rekening gehouden worden met aspecten als opleiding, diplomering en voorrangsposities van medewerkers en potentiele medewerkers. Daarnaast is het ook mogelijk om trajecten toe te voegen aan een medewerker, waardoor een correcte en complete dossieropbouw gewaarborgd wordt. Door ook de boventallige medewerkers op te nemen in het systeem kunnen zij misschien wel weer instromen op een andere functie binnen de organisatie. Naast dat software rekening houdt met de huidige medewerkers kunnen ook externe sollicitaties binnen komen in hetzelfde systeem. Hierdoor kan de sollicitatieprocedure per kandidaat snel en effectief afgehandeld worden. Met één druk op de knop kan een kandidaat worden uitgenodigd of worden afgewezen.

Alleen met goed overzicht van interne en externe kandidaten en vacatures kun je snel en adequaat reageren om vraag en aanbod bij elkaar te brengen. Door in-, door- en uitstroom als geïntegreerd proces in te richten, kun je het maximale uit je HR-beleid halen. Dat wil toch iedere HR-professional?

Bij veel grote Tangram relaties zien we dat het aantal externe vacatures tijdens de crisis flink is afgenomen. Één van de meest effectieve manieren van kostenbesparing is immers om te stoppen met het aannemen van nieuwe mensen van buiten. Hiermee ontstaat er een toegenomen aandacht voor interne doorstroming. Dit kan een positief effect hebben, wanneer medewerkers ruimte krijgen voor loopbaanontwikkeling. Aan de andere kant kan het ertoe leiden dat medewerkers gedwongen intern of extern herplaatst moeten worden.

Tangram introduceerde eerder al het fenomeen Talent Pools in de ROOS software, ter ondersteuning van het registreren, volgen en benaderen van extern talent. Deze zelfde Talent Pools worden nu ook intern ingezet. Medewerkergegevens worden ingeladen vanuit het personeelsinformatiesysteem en verder verrijkt met CV's en informatie over ambities, kenmerken en inzetbaarheid. Veel van deze informatie komt direct van de medewerkers via belangstellingsregistratie. Voor vacatures wordt vervolgens direct gematched op de interne Talent Pools.

Bij medewerkers, die extra begeleiding krijgen worden trajecten gestart. Een HR adviseur begeleidt op gestructureerde wijze een aantal kandidaten. De nieuwe ROOS Mobiliteit module ondersteunt dit. Doelstellingen worden vastgelegd, activiteiten ingepland en opgevolgd, en kandidaten worden getipt op vacatures, intern en extern. Automatisch leiden alle acties tot dossieropbouw. ROOS wordt hiermee een compleet in-, door- en uitstroomsysteem, dat organisaties helpt om een maximaal rendement te halen uit het kostbare menselijk kapitaal. Voorbeelden hiervan zijn onder meer te vinden bij 's Heeren Loo, Gemeente Haarlem en Gemeente Eindhoven. Binnenkort start nog een aantal Tangram relaties met een complete oplossing voor in-, door- en uitstroom van personeel.

Al sinds 2009 maakt de markt voor arbeidsmarktbemiddeling zoals werving & selectie-, interim- en detacheringsbureaus pittige tijden door. Het aantal vacatures daalde en tegelijkertijd steeg de professionaliteit van recruitmentafdelingen van grote organisaties waardoor minder vaak een beroep op bureaus werd gedaan. Flink wat bureaus legden het loodje of besloten zich op andere activiteiten te richten. Juist de professionele bureaus, die aantoonbaar toegevoegde waarde leveren, overleven en zijn bovendien (weer) winstgevend. Het gebruik van goede software speelt hierbij een belangrijke rol. Dit is mogelijk een verklaring voor het feit, dat het percentage bedrijfsbeëindigingen bij RIS gebruikers lager ligt dan het landelijk gemiddelde.

Tangram heeft in deze periode extra in RIS geïnvesteerd, met name in de nieuwe RIS SQL Edition. Speerpunten hierbij waren:

• verhoging van de productiviteit door workflowondersteuning;
• uitbreiding van de mogelijkheden om goede kandidaten te vinden;
• kunnen matchen in het eigen bestand én via Google en Social Media (vooral LinkedIn).

Meer dan de helft van de RIS klanten is inmiddels overgestapt naar deze nieuwe SQL Edition. Door middel van attractieve upgrade-acties streeft Tangram ernaar om alle RIS klanten voor het einde van 2013 te voorzien van de nieuwste instrumenten om effectiever te kunnen concurreren. Ook wint Tangram nieuwe klanten met deze RIS SQL Edition, waaronder een groeiend aantal starters, die de tijd rijp achten om op professionele wijze aan de slag te gaan en een stukje van de markt te veroveren. Is de kentering naar betere tijden hiermee ingeluid?

Reorganisaties zijn aan de orde van de dag. Het is een intern gericht proces, terwijl de markt vraagt om alert zakendoen. Tijdens het reorganisatietraject breekt er voor werknemers een onzekere tijd aan. Dit heeft effect op de focus, motivatie en productiviteit. Het is daarom in ieders belang om de doorlooptijd van een reorganisatie zo kort mogelijk te houden. Een reorganisatie kent geen ruimte voor vergissingen, dat ondermijnt direct het vertrouwen en kan tot extra (juridische) kosten leiden. Aan welke basisvoorwaarden moet je voldoen om de reorganisatie succesvol te laten verlopen?

Een helder plan
De eerste voorwaarde voor een snelle en correcte reorganisatie is een goede voorbereiding met duidelijke afspraken. Een helder reorganisatieplan staat hierin centraal en beschrijft welk doel de reorganisatie beoogt en welke stappen daarvoor gezet moeten worden. Het reorganisatieplan bevat een blauwdruk van de huidige en nieuwe organisatie, en geeft aan wie waarvoor verantwoordelijk is om het besluitvormingsproces te bevorderen. Op deze manier kan de reorganisatie strak en gestroomlijnd uitgevoerd worden.

Zorgvuldigheid geboden
Als het startsein eenmaal is gegeven is, zijn afspraken belangrijk maar is ook zorgvuldigheid geboden. Het personeelsinformatiesysteem dient bijvoorbeeld volledig en up-to-date te zijn en het afspiegelingsbeginsel correct toegepast. Daarnaast is het belangrijk om duidelijkheid te hebben over de functiegroep van medewerkers. De functiegroep bepaalt de uitgangspositie van een medewerker en de mate waarin hij eventuele concurrentie ondervindt van collega’s. Om zorgvuldigheid te waarborgen kan de inzet van goede software uitkomst bieden. Hiermee houd je het overzicht, voorkom je menselijke fouten en interpretatieverschillen. Bovendien zijn er processen die ermee geautomatiseerd worden, waardoor handwerk wordt vermeden.

Communicatie
De laatste voorwaarde, die misschien nog wel het belangrijkst is, is zorgvuldige en heldere communicatie. Transparantie en consistentie zijn hierbij belangrijke sleutelwoorden. Ook de timing is van groot belang, zo moet bijvoorbeeld iedereen op het juiste moment geïnformeerd worden om geruchten te voorkomen. Mensen die in onzekerheid verkeren, hebben baat bij eenduidige communicatie. Vergeet ook de achterblijvers niet. Waar boventallige medewerkers aandacht verdienen om respectvol af te vloeien, is het belangrijk om het vertrouwen in de nieuwe organisatie bij de huidige medewerkers zo snel mogelijk (terug) te winnen.

Uiteindelijk is een reorganisatie een ingrijpende vorm van verandering binnen een organisatie. Des te meer mensen er bij de reorganisatie betrokken zijn, hoe complexer de reorganisatie wordt. Bij reorganisaties waarbij meer dan 1000 mensen gemoeid zijn, is het ondoenlijk om zonder software te werk te gaan. Zonder de juiste software mis je dan de helicopterview. Is de reorganisatie kleiner, dan zijn er meer wegen die naar Rome leiden. De basisvoorwaarden zijn echter van belang voor elke reorganisatie, ongeacht de omvang. Want door een helder reorganisatieplan op te stellen, duidelijke afspraken te maken, een zorgvuldige uitvoering en heldere eenduidige communicatie bevorder je de doorlooptijd en dat voorkomt veel onrust en commotie. Uiteindelijk valt op dit punt nog wel de meeste winst te behalen, want hoe eerder het voorbij is, hoe sneller men de draad weer kan oppakken.

Het whitepaper “Snel en correct reorganiseren met de juiste software tooling” is op te vragen via onze website.