“Voor ons is Tangram software BOSS W&S hét hulpmiddel waardoor de volledige P&O backoffice goed functioneert”. Erica Bergenhenegouwen is functioneel beheerder van de stafafdeling P&O bij het ministerie van Economische Zaken. "Het gebruik van BOSS intensiveert binnen onze organisatie. Steeds meer medewerkers, ook buiten P&O, zien de voordelen. Het blijkt een uitstekende ondersteuning te zijn voor het primaire proces van P&O: werving en selectie.”
BOSS voor werving en selectie ministerie EZ
Het ministerie van Economische Zaken (EZ) werkt sinds 2004 met BOSS Werving & Selectie (W&S) en heeft in 2005 ook BOSS Mobiliteit, voor door- en uitstroom van medewerkers, in gebruik genomen. Inmiddels is de interne mobiliteit echter centraal ondergebracht bij de Rijks Mobiliteits Organisatie. BOSS W&S sluit aan op de carrièresite Werkenbijhetrijk.nl waarop onder meer de vacatures worden gepubliceerd. Werkenbijhetrijk.nl is ook geintegreerd in de website het ministerie.
Functionaliteit beter inzetten
Erica Bergenhenegouwen werkt sinds 2006 bij het ministerie. Zij zorgt dat alle applicaties zo zijn ingericht dat P&O hiermee zo goed mogelijk wordt ondersteund. Bergenhenegouwen: “Ik zag in 2006 dat de functionaliteit van BOSS nog beter kon worden ingezet. Met name de mogelijkheden om overzicht te houden door alle belanghebbenden bij een vacature of kandidaat en de voordelen van het snel generen van (management)rapportages waren belangrijke aandachtspunten.”
Light users
“Gebruikers zetten de handige functionaliteiten van BOSS steeds vaker in. Na een pilot in 2008 werken we sinds februari 2009 met zogenaamde ‘light users’. Dat zijn gebruikers die beperkte toegang hebben tot BOSS. Zij kunnen het hele proces rond hun eigen vacatures en kandidaten volgen. Light users zijn vaak vacaturehouders. Een vacaturehouder is degene die in de organisatie een vacature uitzet. De afdeling P&O zorgt dan voor de sturing en afhandeling, terwijl de vacaturehouder op ieder moment de status bekijken. Problemen als gevolg van onduidelijkheid over de status van sollicitaties zijn hiermee verleden tijd.”
Workflow zorgt voor vlotte afhandeling
“De afdeling P&O kan het hele proces veel beter controleren nu ook de vacaturehouders via BOSS werken. Voor iedere vacature is continu een actueel overzicht beschikbaar. Bovendien is in BOSS is een Workflow module geïntegreerd. Hiermee kunnen timers worden ingesteld voor de deadline en een waarschuwing 2 dagen voor het aflopen van de deadline. Dit is zichtbaar bij de vacature en de kandidaat. Dit blijkt goed te werken. Binnenkort gaan we kijken of de timers nog wat scherper kunnen worden ingesteld, zodat we nog meer aan snelheid van afhandeling kunnen winnen.”
Minimalisatie van fouten
Als in het proces bepaalde acties moeten worden ondernomen, zoals het bevestigen van de ontvangst van een sollicitatie, wordt dit in BOSS W&S aangegeven en kan snel een gepersonaliseerde bevestiging worden geprint en verstuurd, eventueel voor meerdere sollicitanten tegelijk. Bergenhenegouwen: “Het mooie van het werken met BOSS is dat fouten geminimaliseerd worden. Door voortdurend alle stappen in het proces overzichtelijk te houden gaat er veel minder mis. Ook de P&O’ers en vacaturehouders zien dit voordeel, waardoor er steeds intensiever met BOSS wordt gewerkt. BOSS W&S is voor ons nu hét hulpmiddel waardoor de backoffice goed kan functioneren.”
Goede helpdesk Tangram
“Op het moment dat er bepaalde vragen zijn over de software kunnen wij zonder problemen aankloppen bij de helpdesk van Tangram. De respons is opmerkelijk snel, vaak binnen een uur. Wij zijn dus heel tevreden over ondersteuning van Tangram. Wat dat betreft kunnen andere leveranciers hier wel een voorbeeld aan nemen.”
Meer informatie
Ministerie Economische Zaken
Productinformatie BOSS W&S
